Microsoft Outlook – Ordner Junk-E-Mail und Gelöschte Objekte automatisch leeren

Wer viele Emails mit Microsoft Outlook empfängt und versendet, der kennt sicherlich das Problem, dass mit der Zeit die Ordner Junk-E-Mail und Gelöschte Objekte einen großen Umfang annehmen können. In der Regel muss man jedoch nicht mehr oder nur in den seltensten Fällen auf die hier gespeicherten Emails oder Objekte zurück greifen. Und wenn, dann sind es zumeist die Email oder Objekte der letzten Tage oder vielleicht der letzten 2 Wochen.

Sammeln sich also nun mit der Zeit immer mehr Junk-Emails oder gelöschte Emails und Objekte an, so kann die Outlook-Datei schnell größer und umfangreicher werden. Das wiederum sorgt dafür, dass diese Datei beziehungsweise das Programm langsamer geladen werden kann oder dass die einzelnen Ordner verzögert angezeigt werden. Wer das nicht möchte, der muss die Inhalte der beiden Ordner in der Regel von Hand und manuell löschen, damit die Datei immer schön schlank bleibt.

Microsoft Outlook verfügt über eine Funktion für die Autoarchivierung, in dem ältere Dokumente, Objekte und Emails automatisch in eine Archivdatei verschoben werden können. Diese Autoarchivierung kann man sich auch zum Löschen von Ordnerinhalten, wie bei Junk-E-Mails oder bei den Gelöschten Objekten zu Nutze machen. 

Damit nicht ungewollt irgendwelche Emails und Objekte gleich mit Archiviert werden, sollte man für jeden Ordner die Autoarchivierungsoptionen nach bedarf einstellen.

Globale Autoarchivierung einstellen

Hierzu öffnet man Microsoft Outlook und klickt in der Menüleiste auf Extras und dann auf Optionen. Im Fenster Optionen klickt man auf die Registerkarte Weitere. Hier findet man nun die Schaltfläche für die Optionen der Autoarchivierung, auf welche man klickt.

Nun aktiviert man die erste Option Autoarchivierung alle x Tage mittels eines Häkchens im Kästchen und gibt dann die Anzahl der Tage an, nach der die Autoarchivierung starten soll.

Wer möchte, der kann auch die zweite Option aktivieren, damit er über die Autoarchivierung informiert wird und diese manuell beginnen kann. Möchte man noch mehr Automatismus, so entfernt man jedoch hiervor das. Nun setzt man noch ein Häkchen vor Alte Elemente archivieren oder löschen. Wer möchte, der kann auch noch einen speziellen Pfad angeben, wohin die alten Elemente verschoben werden sollen.

Einstellen der Optionen zur Autoarchivierung für die Ordner Junk-E-Mail und Gelöschte Objekte

Mit einem Rechtsklick auf das Ordnersymbol für die Junk-E-Mails zeigt Outlook ein Kontextmenü an, in dem man den Eintrag Eigenschaften anklickt. Darauf hin öffnet sich das Eigenschaftenfenster für die Junk-E-Mails. Hier klickt man nun auf die Registerkarte Autoarchivierung. Die Option sollte so eingestellt werden, dass sie auf Für diesen Ordner folgende Einstellungen verwenden zeigt. Die Anzahl in Tagen, Wochen oder Monaten kann man nun frei wählen. Es empfiehlt sich jedoch, eine Rück kürzere Zeitspanne für diesen Ordner einzustellen, damit dieser nicht unnötig das Programm belastet.

Anschließend setzt man noch einen Punkt vor Alte Elemente endgültig löschen.

Hat man alle Einstellungen vorgenommen, so klickt man auf die OK-Taste. Nun sollte das Programm Microsoft Outlook alle Junk-E-Mails, die älter als die eingestellte Zeit sind, von alleine löschen.

Diese Einstellungen, wie sie oben beschrieben wurden, nimmt man nun für alle jeweiligen E-Mail-Ordner oder anderen Ordner, wie Gelöschte Objekte, vor und ab sofort läuft der größte Teil im Hintergrund automatisch ab.

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